Six astuces pour bien gérer son temps au travail

Comment gérer son temps pour ne pas être submergé toute la journée ? Voici quelques applications et règles simples qui vous aideront à vous organiser pour gagner du temps chaque jour.

Osez dire non !
Refusez de discuter avec des collaborateurs qui veulent vous parler au débotté dans la journée n’est pas une preuve de mauvais management. Vous avez besoin de formaliser les échanges avec vos salariés et votre temps n’est pas élastique. Vous aussi, vous vous devez d’être productif ! Afin d’avoir le temps de réfléchir à leur demande et bien les conseiller, vous pouvez leur proposer de vous envoyer un email ou d’en parler à la pause-café une fois le gros rush passé. Vous pouvez également fixer un rendez-vous quotidien en fin de journée pour vous entretenir avec eux et faire le point de la journée.

Un planning réaliste
Un planning réaliste « vous évitera d’être débordé et de perdre du temps. Inutile de programmer dix choses à faire dans la journée alors que vous ne pourrez en réaliser que cinq. Pour cela, la To Do List est un outil simple et efficace qui permet de se concentrer sur plusieurs tâches en même temps, d’être plus productif, de bien hiérarchiser les actions à mener, les personnes à relancer…
Inventaire à faire, commandes à passer, réassort, rendez-vous : l’idéal est de tout noter, y compris les emails que vous devez écrire ou les coups de fils à passer.
Pour vous aider, de nombreuses applications pour smartphones ou widgets pour ordinateurs existent. Elles vous rappelleront les dates importantes pour faire vos déclarations d’impôts par exemple, la liste de vos rendez-vous, des factures à envoyer. Vous pourrez y noter au jour le jour les articles manquants pour votre inventaire si vous ne possédez pas de logiciel ad hoc… La liste des applications est infinie, néanmoins, les plus connues comme Evernote et Tâches ont fait leur preuves (disponibles pour Android et Apple).

On profite du matin pour planifier.
Vous avez besoin de réfléchir au calme. Pour cela, rien de tel que de travailler avant l’arrivée de vos collaborateurs et de vos clients. En venant une heure plus tôt au travail, vous aurez le temps de planifier la journée, d’établir des priorités, de réfléchir aux directions à prendre l’esprit tranquille, de mener à bien votre projet d’entreprise. Le matin est également le meilleur moment pour ranger votre bureau et vous organiser.
Un bureau où trône des piles de dossiers vous fait perdre du temps et de l’efficacité. Alors triez, rangez, et aménagez l’espace pour y voir plus clair et mieux planifier. Les choses les plus utiles doivent être proches de vous, les autres bien rangées dans une armoire. Vous êtes commerçant ? L’application pour smartphones Cardreader vous permet non seulement de numériser les cartes de visites de vos fournisseurs et clients et, surtout, elle les range dans un album que vous pouvez feuilleter. (Disponible pour Android et Apple).

L’organisation passe aussi par votre boite emails. Consulter ses emails toutes les cinq minutes vous fait perdre du temps. Souvent chronophage, la consultation des emails agit comme un perturbateur qui vous dévie à chaque fois plus des tâches à mener puisque vous gérez les urgences plutôt que boucler un dossier. Organiser sa boite email est simple et rapide en installant des filtres. Dès leur réception, les emails seront rangés dans un dossier spécifique, ce qui vous permettra de hiérarchiser les informations. En un clin d’œil, vous aurez une vue d’ensemble des actions à mener en fonction de leur priorité. Par exemple, si vous tenez un restaurant ou si votre journée de travail est ponctuée de rendez-vous, vous pouvez installer un filtre « réservations » ou « rendez-vous », cela sera nettement plus productif.

Déléguer : la clé de la réussite.

En tant que chef d’entreprise ou indépendant, vous avez l’habitude de tout faire. Vous seul avez une vision globale de votre entreprise.  Pourtant, déléguer est l’une des clés pour optimiser votre journée. Outre le gain de temps, déléguer, même les petites tâches, vous permet également d’identifier les collaborateurs sur lesquels vous pouvez compter et vous aide à créer une dynamique de groupe au sein de votre équipe. Vous êtes propriétaire d’un bar ? A vos côtés, votre barman apprendra à tenir l’inventaire à jour. Vous êtes coiffeur ? Sur vos conseils, votre apprenti saura comment prendre les rendez-vous. Vous êtes médecin, architecte, avocat… et vous travaillez seul ? S’adjoindre les services d’un secrétariat à distance vous sera fort utile pendant une période donnée ou sur du long terme.