Hiérarchiser ses priorités et savoir « se déconnecter » : les deux leviers de l’efficacité !

Téléphoner en consultant ses mails, répondre à un texto en réunion d’équipe… Faire plusieurs choses simultanément représente une perte de productivité importante pour les entreprises. À l’heure de la digitalisation et des smartphones, il n’a jamais été aussi primordial de savoir hiérarchiser ses tâches.

Avec le développement des outils numériques, le « multitasking », ou l’art de faire plusieurs choses à la fois, est contre toute attente un fléau pour les entreprises. Selon l’Association américaine de psychologie – l’AAP – cela représenterait une baisse de productivité de 40 % (1). « Les psychologues ont tendance à assimiler le travail à la chorégraphie ou au contrôle du trafic aérien, en notant que, dans ces opérations, comme dans d'autres, la surcharge mentale peut entraîner une catastrophe » prévient l’AAP.

Un constat partagé par Douglas Merrill, ancien vice-président de Google, pour qui l’avalanche d’informations et de sollicitations que représentent les mails ou les réseaux sociaux aggrave le phénomène. « Le cerveau n'est pas dessiné pour répondre aux multiples sollicitations du monde digital sursaturé d'informations instantanées », explique-t-il dans son best-seller sur le développement personnel « Getting Organized in the Google Era » publié aux éditions Broadway Books en 2011.

Le secret de l’efficacité selon le président Eisenhower

Pour rester efficace quand les tâches s’amoncèlent, il faut savoir arbitrer, en créant une liste de priorités. « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important », disait le président américain Dwight David Eisenhower. Cette citation a donné le nom de ce stratège américain à un outil de classification méthodique des priorités et appréciation des urgences, pour optimiser le temps et l’efficacité.

Une méthode simple, rapide, qui nécessite tout d’abord de dresser l’inventaire des tâches à faire : rendez-vous, appels téléphoniques, réunions, rédaction d’un rapport ou de factures… Ensuite, la matrice d’Eisenhower propose de les classer en quatre catégories prenant en compte leur urgence et leur importance :

- A : activités importantes et urgentes, soit des tâches à exécuter immédiatement et par soi-même.

- B : activités importantes mais peu urgentes, soit des tâches à planifier et exécuter par soi-même.

- C : activités urgentes mais peu importantes, soit des tâches à déléguer ou exécuter rapidement

- D : activités peu urgentes et peu importantes, soit des tâches inutiles et à abandonner

À partir de cette liste, il est possible de créer des sous-catégories, en prenant en compte des facteurs comme le plaisir à réaliser certaines activités ou la proximité entre deux rendez-vous, pour optimiser un peu plus son emploi du temps. Par exemple, ToDoList (2) est un logiciel libre qui propose des listes de priorités sous forme d’arborescence. Il permet de classer les tâches en catégories et sous-catégories, avec des codes couleurs, en ajoutant des pièces jointes, des dates, des délais, des commentaires, mais aussi de les indexer en fonction de ses propres critères. Sur ce principe, d’autres outils existent pour améliorer son organisation personnelle tout comme celle de l’entreprise.

Passer en mode monotâche

Pour gagner concrètement du temps, il faut ensuite se consacrer uniquement à une tâche, car les successions d’interruptions pour répondre à un mail ou au téléphone représentent en moyenne jusqu’à 16 heures perdues chaque semaine selon l’AAP :«Effectuer plusieurs tâches en même temps peut sembler être plus productif de prime abord, mais peut consommer plus de temps au bout du compte et causer plus d'erreurs. »

Dans un rapport publié en 2011 (3), l’Observatoire sur la responsabilité sociale des entreprises (ORSE) soulignait qu’il fallait 64 secondes en moyenne pour reprendre le fil de sa pensée après un message. Sachant que 65 % des actifs consultaient toutes les 5 minutes leur messagerie, il n’est pas difficile d’imaginer la perte de productivité que représentent ces outils de communication. D’autant que depuis 2011 la surcharge informationnelle s’est considérablement accrue avec la démocratisation de l’Internet mobile. Pour optimiser ses journées de travail, il n’y a donc pas de secret, ni d’alternative : il faut mettre son smartphone en mode vibreur et se déconnecter.

(1) Source : www.apa.org/research/action/multitask.aspx
(2) Logiciel téléchargeable sur le net.
(3) ORSE, « Pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises », 2011.