Le contrôle fiscal en 3 questions

Chaque année, l’administration fiscale contrôle environ 50 000 entreprises. Cela peut vous concerner. Comment vous y préparer ? Quels éléments présenter ?

Pourquoi pourriez-vous être concerné par un contrôle fiscal ?

La probabilité de faire l’objet d’un contrôle fiscal augmente avec :
- l’existence de relations commerciales ou de filiales dans des pays à fiscalité privilégiée ;
- des activités dans un secteur où le travail au noir et les paiements en espèces sont répandus ;
- l’anormalité des indicateurs d’activité : des ratios (CA, taux de marge brute ou nette et résultat) en décalage avec ceux de leur secteur peuvent laisser penser que des recettes ont été dissimulées.

Comment vous y préparer ?

Une demande de report du premier rendez-vous est mal perçue par le contrôleur. Mieux vaut vous préparer à sa venue dès la notification du contrôle, qui doit notamment préciser les années sur lesquelles le contrôle va porter, le nom du vérificateur et les coordonnées de son service.

Contactez immédiatement votre expert-comptable pour faire le point sur la liste des documents à présenter : le grand-livre et les journaux comptables, le registre d'assemblée générale ainsi que la totalité des pièces comptables (factures, relevés bancaires, tableau d'amortissement des emprunts bancaires, liste des immobilisations et amortissements liés).
Veillez à confier à une seule et même personne la mission de répondre aux questions posées par le vérificateur : le comptable, le responsable administratif ou le directeur financier. Définissez précisément le degré d’autonomie dont elle dispose tout en insistant sur le fait qu’elle a parfaitement le droit de répondre au contrôleur qu’elle ne connaît pas la réponse à sa question mais qu’elle va se renseigner.

Cet interlocuteur unique du contrôleur devra tenir un historique précis des demandes qui lui sont adressées, du délai dont vous disposez pour répondre et de la nature des pièces justificatives nécessaires. Cela vous sera utile pour préparer la réunion de synthèse : celle au cours de laquelle le contrôleur présentera les points qui lui semblent litigieux et sur lesquels il envisage de demander une rectification écrite. Il sera encore temps d’argumenter et de défendre vos positions.

Quelles pièces devez-vous conserver pour y répondre ?

La durée de conservation des pièces dépend de leur nature :
- 10 ans après la clôture de l’exercice pour toutes les pièces comptables : bilan, compte de résultat, grande livre, livre d’inventaire, bons de commande ou de livraison, factures clients et fournisseurs…
- 5 ans pour les contrats et la correspondance commerciale ainsi que les documents bancaires ;
- 6 ans pour les pièces fiscales : impôts (sur le revenu, les sociétés, les bénéfices industriels ou commerciaux), TVA et impôts fonciers ;
- 5 ans pour les éléments de gestion du personnel : bulletins de salaire, registre unique du personnel, déclaration d’accident du travail, etc.
- 3 ans pour les documents relatifs aux charges sociales et à la comptabilisation des jours de travail des salariés au forfait ;
- 5 ans pour les statuts de la société, les traités de fusion, le registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration…